Exchange (Canje de Documentos)
Vista General
Este módulo permite realizar el "canje" o transferencia de documentos entre funcionarios. Es útil cuando un documento fue derivado a una persona equivocada o cuando se necesita reasignar un trámite a otro funcionario sin perder el historial de derivaciones.
Cómo Acceder
Ruta: admin/exchange
Funcionalidades del Módulo
1. Búsqueda de Documentos
El módulo permite buscar todos los documentos derivados a una persona específica.
Paso 1: Seleccionar Funcionario
- En el tablero principal, seleccionar el funcionario actual (de quien se van a tomar los documentos)
- Hacer clic en "Buscar" o "Imprimir"
Paso 2: Ver Documentos Encontrados
El sistema mostrará todos los documentos que están pendientes de atención por ese funcionario:
- Documentos marcados como transferidos (
transferred = 0) no aparecerán - Solo muestra documentos derivados directamente (no los re-derivados)
Estructura de la Tabla de Resultados:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Selección | Checkbox para seleccionar documentos a transferir |
| Fecha | Fecha de derivación del documento |
| HR/NCI | Hoja de Ruta o Número de Control Interno |
| Cite | Número de cite del documento |
| Remitente | Persona o entidad que envió el documento |
| Referencia | Asunto del documento |
| Prioridad | Indicador de urgencia |
| Estado | Estado actual del trámite |
Transferir Documentos
Proceso de Transferencia
- Seleccionar documentos: Marcar los checkboxes de los documentos a transferir
- Elegir nuevo destinatario: Seleccionar el funcionario que recibirá los documentos
- Agregar observación (opcional): Registrar el motivo de la transferencia
- Confirmar transferencia: Ejecutar la acción
Qué Sucede en la Transferencia
Cuando se transfiere un documento:
- Se crea una nueva derivación hacia el nuevo funcionario (con los mismos datos de cargo, dirección, unidad)
- El documento original se marca como transferido (
transferred = 1) - Se registra:
- Usuario que realizó la transferencia
- Funcionario destino
- Fecha de transferencia
- Detalle/Observación
Datos que se Conservan
Al transferir, se mantienen todos los datos originales:
- Cargo del destinatario original
- Dirección Administrativa
- Unidad
- Responsable actual
- Fecha de registro original
- Observaciones
- Estado del documento
Modelo de Datos
Cambios en la Tabla derivations
| Campo | Descripción |
|---|---|
transferred | 0 = No transferido, 1 = Transferido |
transferredUser_id | ID del usuario que realizó la transferencia |
transferredDetails | Detalle u observación de la transferencia |
transferredPeople_id | ID de la persona que recibió el documento |
transferredDate | Fecha y hora de la transferencia |
Casos de Uso
1. Error en Derivación
Cuando un documento fue derivado a la persona incorrecta.
2. Reasignación por Vacaciones
Cuando un funcionario sale de vacaciones y sus documentos deben ser atendidos por otro.
3. Cambio de Área
Cuando un funcionario cambia de unidad y tiene documentos pendientes.
4. Redistribución de Carga
Para equilibrar la carga de trabajo entre funcionarios.
Consideraciones
- La transferencia mantiene el historial completo del documento
- El documento original queda marcado como transferido para no aparecer en la bandeja del origen
- El nuevo destinatario verá el documento en su bandeja de pendientes
- Se registra quién hizo la transferencia y cuándo (trazabilidad)
- Es posible transferir múltiples documentos a la vez
- La transferencia es diferente a derivar: en la derivación se crea una nueva cadena, en la transferencia se reasigna un documento existente