Registro de Entradas de Correspondencia (SISCOR)
Vista General
Este módulo es el punto central para registrar toda la correspondencia, tanto externa como interna (Notas de Comunicación Interna - NCI), que ingresa o se genera en el Gobierno Autónomo Departamental del Beni. Aquí se crea el registro inicial, se asigna una Hoja de Ruta (HR) y se visualiza el estado general de los trámites iniciados.
Tablero Principal de Entradas
El tablero principal muestra un listado paginado de toda la correspondencia registrada, permitiendo una visión rápida del flujo de documentos.
Funcionalidades Clave del Tablero:
- Crear Nueva Correspondencia: Botón
Crearpara acceder al formulario de registro de nueva correspondencia externa o NCI. (Ver sección Formulario Añadir Correspondencia/NCI). - Visualización y Paginación:
- Opciones para seleccionar la cantidad de registros a mostrar por página (
10,25,50,100). - Navegación entre páginas si el total de registros excede el límite por página.
- Opciones para seleccionar la cantidad de registros a mostrar por página (
- Búsqueda: (Asumido) Campo para buscar registros por ID, Cite, Remitente, Destinatario, Referencia, etc.
Estructura de la Tabla de Entradas:
La tabla principal presenta la siguiente información para cada registro de correspondencia:
| Columna | Descripción | Tipo | Ejemplo (Registro 100442) | Notas |
|---|---|---|---|---|
| ID | Identificador único del registro en el sistema SISCOR. | Numérico | 100442 | Secuencial, asignado automáticamente. |
| Fecha de registro | Fecha y hora exactas en que se creó el registro. También muestra tiempo relativo. | Timestamp | 30/04/2025 16:56:20 hace 6 horas | Indica cuándo ingresó al sistema. El tiempo relativo es dinámico. |
| Nro. de cite | Número de referencia o cite único del documento original. | Alfanumérico | DDAI-114/2025 | Clave para identificar el documento físico o digital original. |
| Origen | Indica si la correspondencia es generada dentro (Interna) o fuera (Externa). | Texto | Interna | Define el flujo inicial. |
| Remitente | Nombre de la persona, unidad (interna) o entidad (externa) que envía. | Texto | GUSTAVO PEREZ | Quién origina la comunicación. |
| Destinatario | Nombre de la persona o unidad interna a la que se dirige inicialmente. | Texto | CLAUDIA VACA | Primer receptor dentro de la institución. |
| Referencia | Asunto o tema principal de la correspondencia. | Texto Largo | SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACION | Describe brevemente el contenido. |
| Estado | Estado actual del trámite dentro del flujo de correspondencia. | Texto | Pendiente | Indica si está esperando acción, derivado, finalizado, etc. |
| Acciones | Botones o iconos para realizar operaciones sobre el registro específico. | (Botones) | Cambiar fecha, Ver, Editar, Anular | Las acciones disponibles pueden variar según el estado y permisos. |
Acciones Comunes Disponibles por Registro
- Cambiar fecha: (ajustar la fecha de recepción real si difiere del registro). Requiere clarificación sobre su función exacta.
- Ver: Acceder a la vista detallada de la Hoja de Ruta, incluyendo historial de derivaciones, proveídos y documentos adjuntos.
- Editar: Modificar datos del registro inicial. Esta acción suele estar restringida una vez que el trámite ha sido derivado.
- Anular: Cancelar un registro de correspondencia si fue creado por error o ya no procede. Requiere permisos especiales y generalmente una justificación.
- Derivar: (No visible en el ejemplo, pero fundamental) Acción para enviar la correspondencia al destinatario o a la siguiente etapa del flujo.
Ejemplo Detallado de Registros
Registro 1 (Interna):
ID: 100442
Fecha de registro: 30/04/2025 16:56:20 (hace 6 horas)
Nro. de cite: DDAI-114/2025
Origen: Interna
Remitente: GUSTAVO PEREZ
Destinatario: CLAUDIA VACA
Referencia: SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACION
Estado: Pendiente
Acciones: Cambiar fecha, Ver, Editar, Anular
Formulario Añadir Correspondencia/NCI
Al hacer clic en el botón Crear del tablero principal, se despliega el formulario para registrar una nueva correspondencia (externa) o Nota de Comunicación Interna (NCI). La apariencia y los campos disponibles pueden variar ligeramente dependiendo de si se está registrando una entrada externa o una NCI.
Campos del Formulario:
El formulario solicita la siguiente información:
| Campo | Descripción | Tipo de Campo | Ejemplo/Valor Inicial | Notas |
|---|---|---|---|---|
| Tipo Trámite | Clasificación del tipo de documento o proceso que se está registrando. | Desplegable/Select | (Vacío) | Permite categorizar el trámite. Presente en ambos casos. |
| Nro de cite | Número de referencia único del documento físico o digital que se está registrando. | Texto | 1/2022 (Ej. Externo) DF-1/2022 (Ej. NCI) | Es fundamental para la identificación unívoca. El formato puede variar. |
| Fecha Registro | Fecha y hora en que se está realizando el registro en el sistema. | Fecha/Hora (Auto) | 01/05/2025 00:06 | Generalmente se completa automáticamente. Presente en ambos casos. |
| Remitente | Persona, unidad (interna) o entidad (externa) que envía la correspondencia. | Texto/Búsqueda | (Vacío) | Identifica al originador. Presente en ambos casos. |
| Nro. de Hojas/Anexos | Descripción cuantitativa del documento principal y los materiales adjuntos. | Texto | 3 hojas y 1 CD | Ayuda a verificar la integridad. Presente en ambos casos. |
| Plazo | Fecha límite para que el destinatario atienda o responda la correspondencia, si aplica. | Fecha | dd/mm/aaaa (placeholder) | Opcional. Presente en ambos casos. |
| Origen | Indica si la correspondencia se origina dentro (Interna) o fuera (Externa) de la institución. | Desplegable/Select | (Vacío) | Puede no ser visible directamente en el formulario NCI, asumiéndose como "Interna". |
| Destinatario | Persona o unidad administrativa interna a la que se dirige inicialmente la correspondencia. | Texto/Búsqueda | (Vacío) | Define el primer punto de contacto interno. Presente en ambos casos. |
| Archivos | Permite adjuntar la versión digital del documento principal y sus anexos. | Carga de Archivo | Botón "No se ha seleccionado ningún archivo" | Esencial para la digitalización. Presente en ambos casos. |
| Personería jurídica | Indicador para marcar si el trámite está relacionado con la gestión de personerías jurídicas. | Checkbox | (Desmarcado) | Generalmente presente solo para correspondencia Externa. |
| Referencia | Asunto o tema principal de la correspondencia. Debe ser claro y conciso. | Área de Texto | (Vacío) | El resumen del contenido. Presente en ambos casos. |
| Urgente | Indicador para marcar si la correspondencia requiere atención prioritaria. | Checkbox | (Desmarcado) | Resalta el trámite. Presente en ambos casos. |
Proceso de Registro:
- Seleccionar el
Tipo Trámite. - Determinar/Seleccionar el
Origen(puede ser implícito para NCI). - Ingresar el
Nro de citedel documento original. - Verificar la
Fecha Registro. - Identificar al
Remitente. - Describir el
Nro. de Hojas/Anexos. - Establecer un
Plazosi es necesario. - Identificar al
Destinatario. - Adjuntar los
Archivosdigitales. - Marcar
Personería jurídicasi aplica (solo externo). - Escribir la
Referencia. - Marcar
Urgentesi requiere prioridad. - Revisar la información.
- Confirmar el registro para generar la Hoja de Ruta.
Acciones Comunes Disponibles por Registro
- Cambiar fecha: (ajustar la fecha de recepción real si difiere del registro). Requiere clarificación sobre su función exacta.
- Ver: Acceder a la vista detallada de la Hoja de Ruta, incluyendo historial de derivaciones, proveídos y documentos adjuntos.
- Editar: Modificar datos del registro inicial. Esta acción suele estar restringida una vez que el trámite ha sido derivado.
- Anular: Cancelar un registro de correspondencia si fue creado por error o ya no procede. Requiere permisos especiales y generalmente una justificación.
- Derivar: (No visible en el ejemplo, pero fundamental) Acción para enviar la correspondencia al destinatario o a la siguiente etapa del flujo.
Ejemplo Detallado de Registros
Registro 1 (Interna):
ID: 100442
Fecha de registro: 30/04/2025 16:56:20 (hace 6 horas)
Nro. de cite: DDAI-114/2025
Origen: Interna
Remitente: GUSTAVO PEREZ
Destinatario: CLAUDIA VACA
Referencia: SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACION
Estado: Pendiente
Acciones: Cambiar fecha, Ver, Editar, Anular
Consideraciones
- La precisión en el llenado de estos campos es fundamental para el correcto seguimiento y gestión de la correspondencia.
- El remitente y destinatario deben ser identificados correctamente para asegurar que la correspondencia llegue a la persona/unidad adecuada.
- Adjuntar los archivos digitales facilita el acceso a la información y reduce la dependencia del papel.
- El estado inicial del trámite registrado será generalmente "Pendiente" hasta que sea derivado o procesado.
- Integración con:
(El registro aparecerá en esta lista). - (Asumido) Módulo de Bandeja de Entrada (
) (El registro aparecerá en la bandeja del destinatario una vez derivado).
- Auditoría completa de operaciones.