Acciones de Derivación: Archivar y Rechazar

Vista General

En la bandeja de entrada, existen dos acciones importantes para gestionar los documentos recibidos: Archivar y Rechazar. Estas acciones permiten dar por atendida o devolver una correspondencia.

Archivar Documento

Qué Significa

Archivar un documento indica que el trámite ha sido concluido por el funcionario. El documento deja de aparecer como pendiente en la bandeja, pero queda registrado en el historial.

Cuándo Usar

• Cuando se ha dado respuesta al documento
• Cuando el trámite ha sido completado
• Cuando ya no se requiere más acción sobre el documento
• Para limpiar la bandeja de documentos atendidos

Cómo Archivar

1. En la bandeja de entrada, seleccionar el documento a archivar
2. Hacer clic en el botón "Archivar"
3. (Opcional) Agregar una observación explicando el motivo del archivo
4. Confirmar la acción

Efectos del Archivo

• El campo ok de la derivación cambia a ARCHIVADO
• Se guarda la observación de archivo (si se proporcionó)
• El documento desaparece de la bandeja de pendientes
• El documento queda en el historial para referencia futura

Campos Modificados

Derivation::where('id', $request->derivacion_id)->update([
    'ok' => 'ARCHIVADO', 
    'observationArchivado' => $request->observacion
]);

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Rechazar Documento

Qué Significa

Rechazar un documento significa devolverlo al funcionario que lo envió originalmente. Es útil cuando el documento fue derivado incorrectamente o no corresponde al área.

Cuándo Usar

• Cuando el documento fue derivado a la persona equivocada
• Cuando el documento no corresponde al área
• Cuando faltan documentos o información necesaria
• Para reasignar el documento al remitente original

Cómo Rechazar

1. En la bandeja de entrada, seleccionar el documento a rechazar
2. Hacer clic en el botón "Rechazar"
3. Confirmar la acción

Efectos del Rechazo

• El sistema crea una nueva derivación hacia el funcionario original
• El documento desaparece de la bandeja actual
• El documento aparece en la bandeja del funcionario que originalmente envió
• Se mantiene el historial completo de la derivación

Flujo del Rechazo

Funcionario A → Deriva → Funcionario B
                              ↓
                      Funcionario B → Rechaza
                              ↓
                      Funcionario A ← Nueva derivación

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Diferencias Clave

Aspecto	Archivar	Rechazar
Destino	No se deriva a nadie	Se devuelve al remitente original
Estado	Trámite completado	Trámite reasignado
Bandeja Actual	Se limpia	Se limpia
Historial	Queda registrado	Nueva derivación creada

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Consideraciones

• Archivo: Es irreversible desde la bandeja (el documento queda marcado como archivado)
• Rechazo: El documento vuelve a la bandeja del originario con una nueva derivación
• Auditoría: Ambas acciones quedan registradas en el historial del documento
• Notificación: El rechazo puede generar notificación al funcionario original