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Gestión de Ingresos de Almacén

Descripción General​

Este módulo permite registrar, gestionar y consultar todas las entradas de bienes y materiales al sistema de almacén del Gobierno Autónomo Departamental del Beni. Proporciona un control detallado sobre las recepciones, proveedores y documentación asociada.

Tablero Principal de Ingresos​

El tablero principal ofrece una vista consolidada de todos los registros de ingreso, permitiendo una gestión eficiente y rápida.

Funcionalidades Clave del Tablero:​

  • Creación de Nuevos Ingresos: Botón para iniciar el registro de una nueva entrada.
  • Visualización y Paginación: Opciones para mostrar 10, 25, 50 o 100 registros por página.
  • Filtrado Rápido: Filtros para visualizar ingresos "Todos", "Con Stock" disponible, o "Sin Stock".
  • Búsqueda y Ordenamiento: Funcionalidad para buscar por cualquiera de los campos y ordenar las columnas.
  • Acciones Directas: Botones por registro para gestionar el "Stock" o "Anular" el ingreso.

Estructura de la Tabla de Ingresos:​

La tabla principal muestra la siguiente información clave para cada registro:

ColumnaDescripciónEjemplo de Dato
Nro° EntidadIdentificador único del registro de ingreso.1952
Tipo ContrataciónModalidad de adquisición o tipo de ingreso (Ej: Contratación Menor, Compra Directa). Incluye número de proceso y gestión.CONTRATACIONES CON OBJETOS ESPECIFICOS
DCP-0012
Gestion: 2023
OficinaUnidad administrativa solicitante o de destino.DIRECCION DE COMUNICACION Y PRENSA
ProveedorNombre y NIT del proveedor que realiza la entrega.IMPRENTA LIBRERIA "MORONI II"
NIT: 4186508012
Factura/Orden CompraReferencia documental (Número de factura/orden, monto, fecha del documento).N:1
Monto: Bs.306.00
Fecha: 10/04/2023
Fecha RegistroFecha y hora exactas en que se registró el ingreso en el sistema.10/04/2025 09:41:56
StockIndica si hay existencias disponibles de este ingreso (SI/NO).SI
SucursalAlmacén físico donde se recibieron los materiales.ALMACEN - ALMACEN CENTRAL GAD-BENI
AccionesBotones para operaciones específicas: Stock (ver detalle) y Anular.[Stock] [Anular]

Nota: La columna "Fecha Registro" también puede mostrar una indicación relativa del tiempo transcurrido (ej: "hace 2 semanas").

Flujo de Trabajo Detallado​

1. Registrar un Nuevo Ingreso​

  1. Acceder al Módulo: Navegar a la sección de Ingresos.
  2. Iniciar Creación: Hacer clic en el botón "Crear".
  3. Completar Datos de Cabecera:
    • Seleccionar la Sucursal de destino (obligatorio).
    • Especificar la Dirección y Unidad Administrativa relacionada.
    • Indicar la Modalidad de Compra o tipo de ingreso (debe existir en el catálogo).
    • Registrar la Fecha de Ingreso real de los materiales (formato DD/MM/AAAA).
  4. Detallar Proveedor y Documentos:
    • Seleccionar o registrar el Proveedor (con NIT).
    • Ingresar los datos de la Factura o documento de respaldo (Número, Fecha, Monto).
  5. Agregar Artículos:
    • Buscar y seleccionar cada artículo recibido.
    • Especificar la Cantidad recibida y el Precio Unitario.
    • El sistema calculará el Subtotal por artículo y el Monto Total del ingreso.
    • Verificar la Partida Presupuestaria asociada a cada artículo.
    Ejemplo Detalle de Artículos:
    1. Código: 603 - CAMARA DE AIRE 265 X 18 (PIEZA)
       Partida: 3.4.3 - LLANTAS Y NEUMÁTICOS
       Cantidad: 2 | Precio U.: 150.00 | Subtotal: 300.00

    2. Código: 96 - PAPEL CARBONICO T/OFICIO (PAQUETE)
       Partida: 3.9.5 - ÚTILES DE ESCRITORIO
       Cantidad: 3 | Precio U.: 2.00 | Subtotal: 6.00

    Monto Total Ingreso: Bs. 306.00
  6. Guardar: Confirmar y guardar el registro de ingreso. El sistema asignará un Nro° Entidad.

2. Consultar Stock Disponible​

  1. Ubicar el Ingreso: En el tablero principal, localizar el registro deseado.
  2. Acción "Stock": Hacer clic en el botón Stock.
  3. Visualizar Detalle: Se mostrará una pantalla o modal con:
    • Datos generales del ingreso (Proveedor, Factura, Fecha).
    • Tabla detallada de artículos del ingreso:
      NºArtículo (Descripción Completa)PresentaciónCantidad IngresadaCantidad Disponible
      1CAMARA DE AIRE...PIEZA2.002.00
      2PAPEL CARBONICO...PAQUETE3.003.00

3. Imprimir Acta de Recepción​

  1. Seleccionar Ingreso: Localizar el registro en el tablero.
  2. Acción "Imprimir" (o similar): Utilizar la opción correspondiente (puede estar dentro de "Acciones" o como botón separado).
  3. Generar Acta: El sistema generará el documento "Acta de Recepción de Materiales" en formato PDF o similar, listo para imprimir.
    • Contenido del Acta: Incluirá detalles del almacén, referencia, fecha, datos del proveedor, detalle de artículos (código, descripción, cantidad, precios) y el total general (numérico y literal).
    • Espacios para Firmas: Dispondrá de secciones para las firmas del Responsable de Almacén, Jefe de Unidad Solicitante/Contrataciones y Proveedor.

4. Anular un Ingreso​

  • Importante: La anulación es un proceso delicado y generalmente requiere permisos especiales. Solo debe realizarse si el ingreso fue erróneo y antes de que los artículos hayan sido distribuidos (egreso).
  1. Ubicar el Ingreso: En el tablero principal.
  2. Acción "Anular": Hacer clic en el botón Anular.
  3. Confirmación: El sistema mostrará un mensaje solicitando confirmación, usualmente mostrando los detalles clave del ingreso a anular. 
    ¿Está seguro que desea anular el siguiente registro de ingreso?

    Nro° Entidad: 1952
    Proveedor: IMPRENTA LIBRERIA "MORONI II"
    Fecha: 10/04/2023
    Monto: Bs. 306.00
    ... (más detalles si es necesario)

    [Cancelar] [Confirmar Anulación]
  4. Procesar Anulación: Si se confirma, el sistema marcará el ingreso como anulado, revirtiendo lógicamente la entrada de stock (si aplica según el estado). Puede requerir justificación o validación adicional (ej: firma electrónica).

Seguridad y Permisos​

  • El acceso y las acciones disponibles en este módulo están controlados por roles:
    • Registrador/Operador de Almacén: Puede crear y consultar ingresos.
    • Supervisor/Jefe de Almacén: Puede crear, consultar, gestionar stock y potencialmente aprobar/validar ingresos.
    • Administrador del Sistema: Acceso completo, incluyendo la configuración y anulación (con posibles controles adicionales).
  • Las operaciones críticas como la anulación pueden requerir validaciones adicionales o registros de auditoría específicos.