Gestión de Egresos de Almacén
Descripción General
Este módulo administra el proceso completo de salida de bienes y materiales del almacén, desde la solicitud inicial hasta la entrega final y la documentación correspondiente. Asegura la trazabilidad y el control adecuado del inventario saliente.
Flujo General de Egresos
El proceso de egreso se gestiona a través de tableros específicos:
- Gestión de Solicitudes: Registro y aprobación/rechazo de las solicitudes de materiales.
- Gestión de Salidas de Almacén: Procesamiento y registro de la entrega física de los materiales aprobados.
Gestión de Solicitudes
Tablero de Solicitudes
Muestra las solicitudes de salida con los siguientes campos:
| Campo | Descripción | Validación |
|---|---|---|
| N° | Identificador único | Secuencial |
| Solicitante | Nombre + cargo | Autocompletado |
| Oficina | Unidad administrativa | Catálogo oficial |
| N° Pedido | Referencia formal | Formato: AAA-NNNN/AAAA |
| Fecha Solicitud | DD/MM/AAAA | ≤ Fecha actual |
| Fecha Registro | Timestamp sistema | Automático |
| Sucursal | Ubicación física | Obligatorio |
| Estado | Aprobado/Rechazado | Selección |
| Acción | Opciones disponibles | Según rol |
Gestión de Salidas de Almacén
Tablero de Salidas
Muestra los egresos físicos con los siguientes campos:
| Campo | Descripción | Validación |
|---|---|---|
| N° | Identificador único | Secuencial |
| Oficina | Unidad solicitante | Catálogo oficial |
| N° Pedido | Referencia | Formato: NNN |
| Fecha Solicitud | DD/MM/AAAA | ≤ Fecha actual |
| Fecha Salida | DD/MM/AAAA | ≥ Fecha solicitud |
| Fecha Registro | Timestamp | Automático |
| Estado | Entregado/Pendiente | Predefinido |
| Sucursal | Ubicación física | Obligatorio |
Flujo de Salidas
-
Preparación:
- Verificación de solicitud aprobada
- Confirmación de stock disponible
- Generación de orden de salida
-
Ejecución:
- Registro de fecha de salida real
- Actualización de estado a "Entregado"
- Disminución de inventario
-
Documentación:
- Generación de acta de entrega
- Registro de receptor
- Archivo de comprobantes
Ejemplos de Registros
6135 | SEDEDE | 331 | 01/11/2023 | 20/11/2023
Unidad: Desarrollo de Deporte | Estado: ENTREGADO
Sucursal: ALMACEN SEDEDE | Artículos: 5
6132 | Santa Rosa | 58 | 30/12/2023 | 30/12/2023
Unidad: Corregimiento Santa Rosa | Estado: ENTREGADO
Sucursal: ALMACEN CORREGIMIENTO | Artículos: 3
Acciones en Salidas de Almacén
Botón Eliminar
Funcionalidad: Permite anular registros de salida no procesados
Flujo de Eliminación:
-
Validación previa:
- Verifica que el registro no tenga entregas asociadas
- Comprueba permisos del usuario (rol Almacén/Supervisor)
-
Proceso de anulación:
¿Confirmar eliminación de salida?
---------------------------------
N°: 6135 | Pedido: 331
Fecha: 20/11/2023 | Sucursal: ALMACEN SEDEDE
Motivo: ___________________________
[Cancelar] [Confirmar Eliminación]Acta de Entrega (Impresión)
Estructura del Documento
GOBIERNO AUTÓNOMO DEPARTAMENTAL DEL BENI
UNIDAD DE ALMACENES MATERIALES Y SUMINISTROS
-------------------------------------------
ACTA DE ENTREGA N° [NRO]
Almacén: [NOMBRE COMPLETO]
Fecha: [DD de Mes de AAAA]
DATOS DE ENTREGA:
| CUENTA | N° SOLICITUD | SOLICITANTE |
|--------|-------------|-------------|
| [Cuenta] | [Número] | [Nombre Completo] |
DETALLE DE ARTÍCULOS:
| N° | Artículo | Código | Presentación | Cantidad | P. Unit. | Total |
|----|----------|--------|-------------|----------|----------|-------|
| 1 | [Nombre] | [COD] | [Unidad] | [X.XX] | [X.XX] | [X.XX] |
TOTAL GENERAL: Bs. [X.XX] ([Literal en palabras])
FIRMAS:
_______________________
Entrega Conforme
_______________________
Recibí Conforme
ACTA DE ENTREGA N° 2 Almacén: ALMACEN CENTRAL GAD-BENI Fecha: 08 de Diciembre de 2023
DATOS DE ENTREGA:
| CUENTA | N° SOLICITUD | SOLICITANTE |
|---|---|---|
| MATERIALES Y SUMINISTROS | 2 | DIRECCION DE COMUNICACION Y PRENSA |
DETALLE:
| N° | Artículo | Código | Presentación | Cantidad | P. Unit. | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | BARBIJOS | 57 | CAJA | 5.00 | 14.50 | 72.50 |
| 2 | ENGRAMPADORA INDUSTRIAL | 74 | PIEZA | 2.00 | 368.00 | 736.00 |
TOTAL: Bs. 808.50 (OCHOCIENTOS OCHO BOLIVIANOS CON CINCUENTA CENTAVOS)
FIRMAS: [2 líneas para firmas]
Flujo de Solicitudes
-
Creación:
- Seleccionar solicitante (usuarios registrados)
- Especificar oficina y justificación
- Adjuntar documentos soporte (PDF/IMG)
-
Aprobación:
- Validación por almacén central
- Asignación de número de pedido
- Cambio de estado a "Aprobado"
-
Ejecución:
- Generación de orden de salida
- Registro de fecha de entrega
- Actualización de stock
Vista Detallada de Solicitud
Pantalla de Detalle
Al seleccionar "Ver" en una solicitud se muestra:
Proceso de Rechazo de Solicitudes
Flujo de Rechazo
- Seleccionar "Rechazar" en la vista detallada
- Completar formulario:
- Motivo del rechazo (campo obligatorio, mínimo 20 caracteres)
- Adjuntar documentación soporte (opcional)
- Confirmación:
- Diálogo de verificación muestra resumen
- Requiere firma electrónica del responsable
DETALLE DE SOLICITUD
---------------------------------
Almacén: [NOMBRE ALMACÉN]
N° Solicitud: [AAA-NNNN/AAAA]
Solicitante: [Nombre + Cargo]
Fecha: [DD/MM/AAAA HH:MM:SS]
DATOS INSTITUCIONALES:
- Dirección: [Nombre completo]
- Unidad: [Unidad específica]
DETALLE DE ARTÍCULOS:
| N° | Partida | Descripción | Unidad | Solicitado | A Entregar |
|----|---------|-------------|--------|------------|------------|
| 1 | [Código] | [Nombre] | [Unidad] | [X.XX] | [X.XX] |
DETALLE DE SOLICITUD
---------------------------------
Almacén: ALMACEN - CORREGIMIENTO SANTA ROSA
N° Solicitud: DCSR-0020/2023
Solicitante: DELIA MOLINA SALVATIERRA - ENCARGADA ALMACEN
Fecha: 24/01/2024 00:00:00
DATOS INSTITUCIONALES:
- Dirección: Corregimiento De Municipio Santa Rosa
- Unidad: Despacho Corregimiento Santa Rosa
DETALLE DE ARTÍCULOS:
| N° | Partida | Descripción | Unidad | Solicitado | A Entregar |
|----|---------|-------------|--------|------------|------------|
| 1 | 3.4.1.10 | ACEITE PARA MOTOR | LITRO | 25.00 | 0 |
| 2 | 3.4.1.10 | ACEITE 20 - 50 | LITRO | 35.00 | 0 |
| 3 | 3.4.1.10 | GRASA 10 KG | KILOS | 10.00 | 0 |
| 4 | 3.4.1.10 | ACEITE HIDRAULICO | BALDE | 1.00 | 0 |
### Ejemplos de Registros
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1057 | DELIA MOLINA SALVATIERRA - ENCARGADA ALMACEN
Oficina: Corregimiento Santa Rosa | Pedido: DCSR-0022/2023
Fecha: 24/01/2024 | Estado: Aprobado
Sucursal: ALMACEN CORREGIMIENTO
1050 | JAIME MANSILLA VACA
Oficina: SEDEGES | Pedido: ALM-0030/2023
Fecha: 24/01/2024 | Estado: Entregado
Sucursal: ALMACEN SEDEGES
1. Registrar Nuevo Egreso
- Seleccionar "Nuevo Egreso"
Formulario de Creación de Egresos
Campos Obligatorios
-
Cabecera:
- Sucursal (usuario autenticado)
- Dirección Administrativa (selección jerárquica)
- Unidad Administrativa (dependiente de dirección)
- Modalidad de Compra (catálogo predefinido)
-
Datos de Pedido:
- Número de pedido (autogenerado/formato: NNN)
- Fecha de solicitud (DD/MM/YYYY)
- Fecha de egreso (≥ fecha solicitud)
-
Detalle de Artículos:
- Selección de artículo (búsqueda por código/nombre)
- Presentación (unidad de medida)
- Cantidad (validación: ≤ stock disponible)
- Precio unitario (automático/editable)
Validaciones
| Campo | Regla | Mensaje Error |
|---|---|---|
| Fechas | Solicitud ≤ Egreso | "Fecha inválida" |
| Cantidad | > 0 y ≤ stock | "Stock insuficiente" |
| Artículo | Existente en catálogo | "Artículo no válido" |
Ejemplo de Registro
Sucursal: ALMACEN CENTRAL
Dirección: Secretaría de Administración
Unidad: Contrataciones
Modalidad: CONTRATACION MENOR
Pedido: 148 | Fechas: 01/12/2023 - 08/12/2023
Artículos:
1. BARBIJOS (CAJA)
Stock: 12 | Cantidad: 5 | Precio: 14.50 | Subtotal: 72.50
Total General: Bs. 72.50
Tablero de Salidas
Este tablero muestra los registros de las entregas físicas de materiales (egresos), permitiendo su consulta y gestión.
- Filtros: Opciones para mostrar "Solicitudes", "Salida Almacen" (entregas), o "Eliminadas".
- Paginación: Opciones para mostrar 10, 25, 50, 100 registros por página.
| Columna | Descripción | Ejemplo de Dato (Registro 9860) | Origen / Notas |
|---|---|---|---|
| Nro° | Identificador único del registro de salida/egreso. | 9860 | Secuencial, Automático |
| Oficina | Unidad administrativa que recibe los materiales. Incluye gestión y dependencia. | Gestion: 2025 Centro de Acogida Niña y Niño Trinidad Servicio Departamental de Gestion Social (SEDEGES - BENI) | Desde la solicitud aprobada |
| Nro Pedido | Número de la solicitud de pedido original o referencia interna. | 55 | Referencia a la solicitud / Manual |
| Fecha Sol. | Fecha original de la solicitud de pedido. | 21/03/2025 | Desde la solicitud |
| Fecha Salida | Fecha efectiva en que los materiales salieron del almacén. | 21/03/2025 | Ingreso manual (DD/MM/AAAA) |
| Fecha Reg. | Fecha y hora de registro de la salida en el sistema. | 29/04/2025 14:28:18 (hace 10 horas) | Timestamp automático + Relativo |
| Estado | Estado de la entrega física. | Entregado | Predefinido (Entregado, Anulado) |
| Sucursal | Almacén físico desde donde se realiza la entrega. | ALMACEN - SERVICIO DEPARTAMENTAL DE GESTION SOCIAL (SEDEGES) | Desde la solicitud / Usuario |
| Acción | Botones para acciones sobre la salida (Ver Detalle, Imprimir Acta, Eliminar). | [Eliminar] | Según rol y estado |
Ejemplos de Registros de Salida
Nro°: 9860
Oficina: Gestion: 2025 / Centro de Acogida Niña y Niño Trinidad / SEDEGES - BENI
Nro Pedido: 55
Fecha Solicitud: 21/03/2025 | Fecha Salida: 21/03/2025 | Fecha Registro: 29/04/2025 14:28:18 (hace 10 horas)
Estado: Entregado
Sucursal: ALMACEN - SERVICIO DEPARTAMENTAL DE GESTION SOCIAL (SEDEGES)
Acción: Eliminar
Nro°: 9859
Oficina: Gestion: 2025 / Unidad De Tesoreria / Secretaria Departamental de Administracion y Finanzas
Nro Pedido: UT-0007/2025
Fecha Solicitud: 24/04/2025 | Fecha Salida: 29/04/2025 | Fecha Registro: 29/04/2025 14:08:17 (hace 11 horas)
Estado: Entregado
Sucursal: ALMACEN - ALMACEN CENTRAL GAD-BENI
Acción: (Ninguna visible)